Eine Systemlandschaft aufzeichnen? Diese 3 Schritte bringen Erfolg!

Jede Abteilung eines Unternehmens arbeitet mit einem anderen System und teilweise werden die Daten mehrmals gepflegt, aber niemand hat einen vollständigen Überblick über die gesamte Softwarelandschaft. Wo soll man anfangen, wenn niemand die Übersicht hat? In diesem Artikel zeigen wir euch die Lösung zu diesem Problem.

Was ist eine Systemlandschaft, Applikationslandschaft, Softwarearchitektur?

Eine Systemlandschaft oder Applikationslandschaft zeigt schematisch die Anwendungen und teilweise auch die Infrastruktur, welche eine Unternehmung nutzt. Indem Sie sich einen Überblick über alle Anwendungen verschaffen, erfahren Sie auch, welche Systeme sich gegenseitig Informationen übermitteln. Diese Systeme tauschen automatisch Daten miteinander aus, z.B. über eine API-Verbindung. Ein Überblick ist wichtig für zuverlässige Prozesse, Leistungsfähigkeit, Sicherheit und Weiterentwicklung der bestehenden Systeme sowie der Integration von neuen Systemen oder Umsetzung von neuen Business Anforderungen. Neben einem guten Einblick in die erforderlichen Funktionalitäten in der Landschaft sorgt die Aufzeichnung auch für mehr Unterstützung und schnellere Akzeptanz innerhalb eines Unternehmens. Ein ganzheitliches Bild der Landschaft verhindert, dass Anwendungen als separate Inseln behandelt werden. Die sogenannte Spaghetti-Architektur, bei welcher Systeme nur punktuell und ohne Weitsicht integriert werden, gehört damit der Vergangenheit an.

Ein Diagramm einer Systemlandschaft erstellen

Das Zeichnen einer Systemlandschaft ist ein guter erster Ansatzpunkt bevor ein Projekt startet. Sie schafft Klarheit über die Systeme, wie sie funktionieren und vor allem, ob sie Information austauschen. Mit dieser Grundlage können wir feststellen, wo Synergien genutzt werden können, was fehlt und welche Punkte verbesserungswürdig sind.

Es gibt keine Standard Systemlandschaft, jede Zeichnung einer Architektur oder Landschaft ist anders. Denn jede Organisation ist einzigartig und hat ihre eigene Architektur. Eine Zeichnung Ihrer Landschaft zeigt die Kohärenz zwischen allen Anwendungen und Informationssystemen, die in Ihrer Organisation verwendet werden. Welche Informationen werden ausgetauscht? Welche Links gibt es? Tauschen die Systeme Daten über eine API-Verbindung aus?

Abbildung 1 Einfache Darstellung einer Systemlandschaft

Abbildung 1 zeigt eine Landschaft mit einzelnen Verknüpfungen zu den jeweiligen Systemen. Es ist eine sehr einfache Darstellung einer Landschaft, wobei nur eine Beziehung zwischen Systemen aufgezeichnet ist. In Abbildung 2 wird die Beziehung zwischen dem Webshop und dem ERP hervorgehoben und es wird zusätzlich dargestellt, welche Daten übermittelt werden. Durch die Pfeile sieht man auch wo die Informationen herkommen und wo sie hingehen. Beispielsweise, liefert das ERP die Lagerbestände an den Webshop, der Webshop liefert die Bestellungen an das ERP, woraufhin das ERP die Lagerbestände wieder aktualisieren kann. Wenn Sie mehr Information wollen über das Zusammenspiel von Webshop und internen Systemen, dann lesen Sie den folgenden Blogeintrag.

Abbildung 2 Darstellung des Datenaustauschs zwischen zwei Systemen

In einem Diagramm können verschiedene Elemente verwendet werden, um die Dimensionen einer Beziehung darzustellen. In Abbildung 2 wird die allgemeine Beziehung zwischen Webshop und ERP durch die gelbe Linie deutlich dargestellt. Welche Daten ausgetauscht werden, wird durch die weissen Pfeile mit den spezifische Elementen angezeigt. Vielleicht haben Sie schonmal von der Unified Modeling Language, beziehungsweise UML-Diagrammen gehört. Diese Modellierungssprache kann benutzt werden für die Visualisierung einer Systemlandschaft. Es gibt verschiedenen Arten von UML-Diagrammen, z.B. Klassendiagramme, Paketdiagramme oder Kollaborationsdiagramme. Dennoch ist UML für die allgemeine Darstellung von Systemlandschafte nicht immer das beste. Am wichtigsten ist, dass die Stakeholder das Diagramm verstehen. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, auch wenn eine Systemlandschaft nicht gemäss UML aufgezeichnet wird.

Schritt 1. Status Quo und Informationen sammeln

Der erste Schritt besteht darin, eine Bestandsaufnahme aller in Ihrem Unternehmen verwendeten Systeme vorzunehmen. Wie können Sie dies am besten tun? Fangen Sie an bei der IT-Abteilung. Sie haben oft schon einen schönen Überblick über die verschiedenen Softwaresysteme. Auf der Grundlage dieser Übersicht können Sie alle Abteilungen innerhalb des Unternehmens aufsuchen, um dies zu überprüfen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme, welche Systeme wozu verwendet werden und auch, welche Systeme veraltet sind und nicht mehr benutzt werden. Zeichnen Sie auch Systeme auf, die für Sie im Moment irrelevant sind. In der Zukunft könnte es sein, dass auch diese Systemen Verknüpfungen benötigen.

Schritt 2. Daily Business: Der Betrieb

Sie wissen nun welche Systeme es gibt, aber nun müssen sie noch wissen wie die Systeme funktionieren und ob sie miteinander kommunizieren. Wenn die IT nicht weisst, welche APIs miteinander verbunden sind, gehen sie dann mit Ihrer Übersicht zu den verschiedenen Abteilungen und Fragen welche Daten übertragen werden. Müssen die gleichen Daten in mehreren Systemen gepflegt werden? Oder wenn etwas im System A eingegeben wird, ist es auch im System B ersichtlich? Der nächste Schritt ist dann herauszufinden wie die Daten genau übertragen werden.

Schritt 3. Zeichnen: Jetzt geht’s los

Sie wissen jetzt welche Systeme es gibt und welche (teilweise) miteinander kommunizieren. Wahrscheinlich hat es einige Zeit gedauert, alle Informationen zu sammeln, aber das macht das Zeichnen der Anwendungslandschaft sehr viel einfacher. Wie bereits erwähnt ist jede Landschaft anders. Das Zeichen einer Landschaft wird aber einfacher, wenn:

Es gibt verschiedenen Tools womit Sie die Landschaft zeichnen können. Benutzen Sie G Suite, dann können Sie Google Drawings benutzen. Draw.io ist auch ein gutes Tool und kann auch via G Suite Marketplace in Google Drive benutzt werden. Komplexere und kostenpflichtige Systeme sind zum Beispiel Bizagi oder Signavio.

Die neuen Business Anforderungen in der Systemlandschaft abbilden

Sie haben nun Ihre aktuelle Systemlandschaft abgebildet und können die Anforderungen aus dem Business, welche umgesetzt werden müssen, viel besser im Detail spezifizieren und der Landschaft hinzufügen. Vielleicht wird ein neues System eingeführt und muss entsprechend integriert werden oder es gibt Änderungen an bestehenden Systemen, die umgesetzt werden müssen. In den Gesprächen mit der IT, dem Marketing und den anderen Abteilungen haben Sie wahrscheinlich schon eine Idee bekommen welche Änderungen benötigt werden.

Es kann aber auch gut sein, dass Sie angefangen haben mit Sammeln von Informationen, aber dass Sie nicht weiterkommen. Oder Sie haben die aktuelle Systemlandschaft aufgezeichnet, wissen aber nicht wie Sie die neue Anforderungen integrieren sollten. Wir helfen Ihnen gerne herauszufinden, welche Systeme miteinander verbunden sind und wie neue Anforderungen implementiert werden könnten.

Header Bild: Foto von Annie Spratt auf Unsplash

More from Astina

View all articles
Become a driver of the modern B2B economy