Ermittlung der Total Cost of Ownership eines E-Commerce Systems - Teil 3

Im dritten und letzten Teil der Beitragsserie erläutern wir die entstehenden Kosten für Datenmigrationen, Schulungen, den Betrieb des E-Commerce Systems und die Auswahl des entsprechenden Servicelevels. Im Abschluss werden wir ein Beispiel einer einfachen Kostenrechnung anhand eines fiktiven Projekts aufzeigen, das auf Basis der behandelten Themen basiert.

Migration von Daten aus diversen Systemen

Sowohl die Anbindung von internen System oder das Unterlassen einer Anbindung kann gewisse Aufwände einer Datenmigration mit sich bringen. Daten liegen in verschiedenen Systemen oft redundant vor und müssen für die Verwendung im E-Commerce System auf einen Nenner gebracht werden.

Abbildung 1 Eine gute Qualität und Struktur der Daten senkt erheblich die Kosten für Datenmigrationen.

Ein gutes Beispiel zur Verdeutlichung sind Kundendaten, die oft in mehreren Systemen gepflegt werden. Im ERP System findet man Kundeninformationen in Relation zu Bestellprozessen. Im CRM befinden sich ähnliche Kundeninformationen, teilweise die gleichen, teilweise komplett andere, welche entsprechend für andere Zwecke wie beispielsweise Marketing benötigt werden. Ohne Konsolidierung dieser Kundeninformationen sind die gewünschten Prozesse nur sehr schwer realisierbar und sorgen zudem für grosse Verwirrung, Problemen und Frust auf allen Seiten.

Gibt es Daten, welche nur in einem einzigen System gespeichert sind, welches Sie jedoch aus diversen Gründen nicht anbinden möchten, dann müssen auch diese Daten entsprechend exportiert, je nachdem transformiert und im E-Commerce System wieder importiert werden.

Die Qualität der Daten spielt bei diesem Prozess eine äusserst grosse Rolle, da der Aufwand von Migrationen bei abnehmender Qualität der Daten entsprechend steigt. Somit empfiehlt es sich, die Rohdaten jeweils in einem ersten Schritt auf ein erforderliches Level anzuheben, damit die weitere Verwendung einfacher vonstatten geht.

Aufwände und somit die Kosten für Datenmigrationen sind sehr schwer abschätzbar, da wie erwähnt die Qualität, Menge und Beschaffenheit eine grosse Rolle spielt. Darum empfiehlt es sich, die Datenmaster oder notwendigen Datenstrukturen im Vorfeld zu erarbeiten und daraus die entsprechenden Schritte abzuleiten.

Paloma bietet viele Möglichkeiten zum Import, Export und zur Transformation von Daten in andere Strukturen sowie spezifische Mechanismen wie Konsolidierung von Kundendaten, die als Grundlage für Datenmigrationen verwendet werden können. Somit können die Aufwände und Kosten für Migrationen so gering wie möglich gehalten werden.

Schulungen intern und extern

Abbildung 2 Um Anwendungsfehler zu vermeiden muss Personal geschult werden.

Bei der Einführung neuer Systeme müssen interne wie auch externe Mitarbeiter, Partner und je nachdem Kunden entsprechend geschult werden. Dies hängt im Grunde mit den implementierten Prozessen zusammen, die durchgängig von allen Beteiligten entsprechend verwendet werden müssen.

Schulungen sind zudem effiziente Mittel zum Erlernen der neuen Systeme und ermöglichen einen schnellen Einstieg in die neuen Gegebenheiten, vor allem bei individuellen Erweiterungen am System, die nicht primär in der Basisdokumentation des E-Commerce Systems vorhanden sind.

Schulungen, ob intern oder extern für Ihre B2B Kunden, bekommen sie bei Paloma aus erster Hand zu überschaubaren Kosten. Zusätzliche Anleitungen und ausführliche Dokumentationen zum System stehen Ihnen ebenfalls ohne Zusatzkosten zur Verfügung und sind jederzeit einsehbar.

Hardware, Betrieb und die nötige Wartung

Eine E-Commerce Software benötigt entsprechend den technischen Anforderungen die notwendige Hardware, damit diese betrieben werden kann. Die Software muss im Betrieb überwacht und gewartet werden, damit jederzeit die Funktionstüchtigkeit gewährleistet werden kann.

Abbildung 3 Betrieb direkt beim Hersteller ist die günstigste Variante eines Hostings.

Die erforderliche Hardware für den Betrieb der E-Commerce Plattform kann mit einfachen Mitteln errechnet werden, indem die Datenmenge, Anzahl prognostizierter Nutzer und das Bestellvolumen in Betracht gezogen wird.

Wird die E-Commerce Software beim Hersteller betrieben, dann können die Kosten zumeist pauschal definiert werden. Bei einer In-House Lösung auf eigener Hardware sind die tatsächlichen Kosten etwas schwieriger zu berechnen, da die Infrastruktur entsprechend den Anforderungen der Software gerecht werden muss. Dabei ist auch zu beachten, dass Aufwände für Upgrades Ihrer E-Commerce Software beim Self-Hosting zumeist nicht inklusive sind, da das benötigte Tooling nicht verfügbar ist und die hausinternen Systeme aus Sicherheitsgründen oft auch nur eingeschränkt erreichbar sind.

Eine klare Empfehlung für das Hosting ist daher dies beim Hersteller direkt zu machen, da die Aufwände insgesamt viel geringer ausfallen. Dies gilt sowohl für das Hosting als auch die zusätzlich entstehenden Kosten durch Mehraufwände intern und extern.

Mit Paloma haben Sie grundsätzlich alle Optionen verfügbar und bei einem managed Hosting haben Sie keinerlei zusätzliche Aufwände bis auf die pauschalen Wartungskosten anhand der gegebenen technischen Anforderungen an das System.

Service, aber bitte nach Mass

Abbildung 4 Analysieren Sie kritisch Ihre Serviceanforderungen, um laufende Kosten zu sparen.

E-Commerce Systeme müssen durchgehend und zuverlässig funktionieren, da Ihre Kunden ansonsten bei einem anderen Hersteller einkaufen. Daraus ergeben sich gewisse Qualitätsansprüche an die verwendete E-Commerce Software. Ein gutes System kann entsprechend gut mit Systemausfällen integrierter Systeme und anderen technischen Schwierigkeiten umgehen und bietet Ihnen somit eine solide Verkaufsplattform.

Technische oder funktionale Probleme können jedoch immer auftreten, vor allem bei individuellen Erweiterungen, und müssen je nach Problematik so schnell wie möglich behoben werden. Hier kommt der Service Level ins Spiel, der in der Regel Service Konditionen für Ihre E-Commerce Landschaft beinhaltet. Beispielsweise wird darin definiert, welchen Support Sie im Fehlerfall erwarten können und bis wann Sie spätestens mit einer Lösung rechnen können. Sie bleiben somit nicht auf sich alleine gestellt und der Hersteller hilft aktiv mit, Ihr Problem zu lösen.

Die Wahl des passenden Service Levels hängt jeweils von den Gegebenheiten Ihrer E-Commerce Plattform ab. Bestellen Ihre Kunden beispielsweise nur unter der Woche und eventuelle Probleme an Wochenenden haben keine grosse Tragweite, dann reicht Ihnen ein Service Level, der Support an Werktagen zu regulären Arbeitszeiten bietet. Verkaufen Sie jedoch international und auch an Wochenenden, dann wäre die Wahl eines 24/7 Service Levels sinnvoll.

Mit Paloma haben sie die Möglichkeit, den passenden Service Level für Ihre E-Commerce Plattform anhand Ihren Gegebenheiten zu wählen. Ein Wechsel auf einen anderen Level ist zudem jederzeit möglich und erlaubt Ihnen somit die grösstmöglichste Flexibilität.

Zusammenfassung und Beispielrechnung

Abbildung 5 Haben Sie weitere Fragen? Melden Sie sich für eine unverbindliche Erstberatung.

Wie man sieht, können die Gesamtkosten des Betriebs einer E-Commerce Software durch Betrachtung der besprochenen Themen mit relativ einfachen Mitteln errechnet werden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie sich im Klaren sind, was Ihre Grundvoraussetzungen sind, damit Sie die entsprechenden Vergleiche und Berechnungen durchführen können.

Malen Sie sich ein Diagramm und notieren Sie darauf die teilnehmenden Systeme. Zeigen Sie auf, welche Daten in welchem System vorhanden sind und welche Daten von welchem System benötigt werden. Eine Anleitung hierfür finden in diesem Artikel: Eine Systemlandschaft aufzeichnen? Diese 3 Schritte bringen Erfolg!.

Betrachten Sie Ihren Verkaufsprozess und analysieren Sie anhand der Funktionalitäten der zur Auswahl stehenden E-Commerce Software, ob Sie mit den Basisfunktionalitäten Ihre Prozesse abdecken können.

Definieren Sie für jeden der genannten Punkte einen groben Preis anhand Ihrer Gegebenheiten und betrachten Sie den Service, den Sie mit der Lösung bekommen können.

Dies ist eine abschliessende TCO Berechnung anhand eines fiktiven Beispiels mit Paloma und einem fiktiven Tagessatz von CHF 1’600:

Somit belaufen sich die Initialen Kosten meiner fiktiven Lösung mit einer kleinen Erweiterung sowie separatem B2C Web Auftritt auf etwas über CHF 160’000, wobei der individualisierte B2C Webshop mit knapp CHF 100’000,- den grössten Teil darstellt. Der fortlaufende Betrieb meiner E-Commerce Lösung kostet mich monatlich CHF 4’200.

Schlusswort

Denken auch Sie über eine E-Commerce Lösung für Ihr Unternehmen nach und würden sich gerne genauer informieren, haben Fragen, Anregungen oder würden sich gerne mit einem Experten zusammensetzen, um Ihre Lösung zu besprechen? Dann zögern Sie nicht und melden Sie sich für ein gemeinsames Gespräch oder für eine persönliche Demonstration mit der Paloma E-Commerce Software.

Header Bild: Foto von Pixabay auf Pexels; Abbildung 1: Foto von Element5 Digital auf Pexels; Abbildung 2: Foto von Pixabay auf Pexels; Abbildung 3: Foto von Manuel Geissinger auf Pexels; Abbildung 4: Foto von cottonbro auf Pexels; Abbildung 5: Foto von cottonbro auf Pexels Anmerkung: Die Bilder wurden zugeschnitten und komprimiert

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