QR-Rechnung - Erste Erfahrungen

Haben Sie bereits eine QR-Rechnung erhalten? Seit dem 30. Juni 2020 können in der Schweiz QR-Rechnungen ausgestellt und bezahlt werden. Unsere Erfahrungen zeigen, dass bis dato noch wenige Firmen ihre Rechnungen, beziehungsweise Einzahlungsscheine auf das neue Format umgestellt haben. Wir bei Astina haben bereits für unsere Kunden QR-Rechnungen implementiert und seit gut vier Monaten erfolgreich in Betrieb. Gerne teilen wir hier unsere ersten Erfahrungen aus der Entwicklung und dem Einsatz.

Vorteile

QR-Rechnungen ersetzen die althergebrachten orangen ESR-Einzahlungsscheine. Die Zahlungsdaten sind dabei, neben menschenlesbarer Schrift, auch in einem Punktemuster kodiert, welches einfach maschinell eingelesen werden kann. Dies bietet viele Vorteile, sowohl beim Ausstellen, als auch beim Bezahlen von Rechnungen. Gemäss unserer Kunden wird vor allem das Drucken von Rechnungen erleichtert. Es wird kein spezielles Papier mehr benötigt und der Drucker muss nicht auf das Format des Einzahlungsscheins kalibriert werden. Ein handelsüblicher Schwarzweissdrucker reicht aus.

Auf der Seite des Rechnungsempfängers wird der Bezahlvorgang erleichtert, indem nur noch der QR-Code mit einem Mobiltelefon eingescannt werden muss – entweder von einem Ausdruck auf Papier, oder direkt vom Bildschirm. Das Abtippen von Empfängerdaten und Referenznummern im Mobile- oder E-Banking entfällt komplett. Die neue QR-Rechnung kann aber auch weiterhin am Postschalter verwendet- bzw. per Zahlungsauftrag an die Bank gesendet werden. Hier ist der Vorteil, dass der Kunde, auch bei digitaler Zustellung der Rechnung, bei Bedarf den Einzahlungsschein selber ausdrucken kann, was bisher nicht möglich war.

Unsere Kunden versenden ihre Rechnungen normalerweise per Post und/oder digital als PDF-Datei. Auch hier spielt die QR-Rechnung ihre Stärken aus: für beide Kanäle kann das gleiche PDF-Dokument verwendet werden. Das heisst, man braucht in der Regel nur noch ein Rechnungstemplate.

Technische Umsetzung

In der Java-Welt ist die Auswahl an freien Libraries zum Erstellen von Template-basierten (Rechnungs-)PDFs ziemlich überschaubar. Wir setzen Apache FOP ein, welches uns nicht überall restlos überzeugt, aber sich schon an anderer Stelle bewährt hat. Die Vorgaben bezüglich Layout und Abmessungen der verschiedenen Elemente der QR-Rechnung werden in diesem SIX Dokument ausführlich beschrieben. In Apache FOP konnten wir mittels einfacher Container-Elemente die entsprechenden Anforderungen millimetergenau umsetzen.

Für das eigentliche Generieren des QR-Codes bietet SIX Grafiken und Java-Beispielcode, welcher ohne grossen Aufwand angepasst werden kann. Hauptsächlich müssen die im QR-Code dargestellten Daten mit den Angaben der effektiven Rechnung befüllt werden. Die generierte Grafikdatei kann anschliessend einfach im Apache FOP Template platziert werden.

Beim Entwickeln des neuen QR-Rechnungstemplates hat das Validierungstool der PostFinance gute Dienste geleistet. Es ermöglicht es, die generierte PDF-Datei hochzuladen und überprüft, ob das Dokument hinsichtlich Abmessungen und Daten den Spezifikationen des Formats entspricht. Bei Abweichungen erhält man ein detailliertes Protokoll mit den gefundenen Fehlern.

Die Verarbeitung von eingegangenen QR-Zahlungen erfolgt weiterhin über den CAMT.054 Standard. Dies ist ein ISO-genormtes Format für die Meldung von Gutschriften (und Belastungen). An unserem Backendsystem, welches die vom Zahlungsdienstleister zugestellten CAMT.054-Dateien einliest, mussten wir keine Zeile Code ändern. Die benötigten Parameter wie Zahlungsreferenz, Betrag und Datum bleiben bei der QR-Rechnung unverändert.

Praxis

Einige Kunden besitzen ein PostFinance Konto, auf welches die Rechnungsbeträge gutgeschrieben werden. Für Gutschriften von QR-Rechnungen waren kundenseitig nur kleine Anpassungen notwendig. Nach der Anmeldung für das neue Rechnungsformat, stellte der Dienstleister eine sogenannte QR-IBAN (International Bank Account Number) zur Verfügung. Diese besitzt das gleiche Format wie eine herkömmliche IBAN, muss aber für die QR Rechnung verwendet werden. Sie wird einerseits auf der Rechnung aufgedruckt und andererseits im QR-Code kodiert.

Die Umstellung auf QR-Rechnung verlief problemlos und das Feedback nach der Einführung war durchwegs positiv. Die oben beschriebenen Vorteile vereinfachen die Rechnungsstellung durch rationalisierten Druck beziehungsweise E-Mail-Versand. Auf unserer Seite entfällt das Unterhalten mehrerer Rechnungstemplates. Das Zahlen per QR-Rechnung bereitete, gemäss den bisher erhaltenen Rückmeldungen, den Rechnungsempfängern keine Probleme und wurde gut angenommen.

Auch wenn momentan noch kein Datum für das definitive Ende der klassischen ESR-Einzahlungsscheine bekannt ist, lohnt sich also die baldige Umstellung auf das neue Format. Mit überschaubarem technischem- und administrativem Aufwand holt man sich als Rechnungssteller ein weiteres Stück Digitalisierung und Kundenfreundlichkeit ins Haus.

Header Bild: Foto von Pixabay auf Pexels

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